Er zijn twee mogelijkheden voor de werknemer om zich privé en zakelijk te verplaatsen: het gebruik van een persoonlijk voertuig en het gebruik van een bedrijfsvoertuig. Voor de tweede categorie is het van belang een onderscheid te maken tussen een bedrijfsauto en een auto van de zaak.
Hoe werken kilometervergoedingen?
In tegenstelling tot de vergoeding van de kosten die werknemers maken om het openbaar vervoer te gebruiken om zich naar hun werkplek te begeven, is de vergoeding van een kilometervergoeding niet verplicht. Elk jaar wordt door de staat een schaal gepubliceerd, die beschikbaar is op de Urssaf-website. Deze schaal staat los van collectieve overeenkomsten.
Het is de vergoeding voor werknemers die gedwongen zijn hun auto, motor, scooter of persoonlijke fiets voor beroepsdoeleinden te gebruiken. Het toegepaste tarief is afhankelijk van het fiscaal vermogen van het voertuig en de afgelegde afstand. De in aanmerking genomen afstand is één retourrit per dag die niet meer dan 80 kilometer per dag mag bedragen, behalve in uitzonderlijke gevallen.
Het bedrag van de kilometervergoeding wordt in de aangifte inkomstenbelasting vermeld in de rubriek die bestemd is voor het beroepsmatig gebruik van de eigen auto. Het bedrag wordt ook afgetrokken van het belastbare bedrag. Ten slotte kunnen deze uitgaven, binnen de grenzen van de door de Staat vastgestelde schaal, worden vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen voor de werkgever.
Gebruik van de auto van de zaak
In tegenstelling tot kilometervergoedingen, waarvoor geen specifiek salaris vereist is, is het voorrecht om over een bedrijfswagen te beschikken over het algemeen beperkt tot managers, kaderleden, VRP's of ETAM's. In het laatste geval wordt een vermelding in de arbeidsovereenkomst aanbevolen. Er moeten ook bepaalde regels worden vastgesteld voor het gebruik ervan en voor de vergoeding van de gemaakte kosten.
De auto van de zaak is een auto die door de onderneming aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld voor zowel zakelijke als privéreizen. Dit geldt ook voor reizen tijdens betaalde vakanties of in het weekend.
Het gaat om een voordeel in natura dat moet worden aangegeven en waarvoor socialezekerheidsbijdragen moeten worden betaald. Bovendien is de verwijdering ervan een sanctie die de werknemer dit voordeel ontneemt, en deze kan daartegen bezwaar maken. In ieder geval vereist dit een wijziging van de arbeidsovereenkomst en de vergoeding.
Gebruik van de bedrijfsauto of de auto van de zaak
Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen een bedrijfswagen en een bedrijfsvoertuig. De eerste is beperkt tot beroepsmatig gebruik en reizen, terwijl de tweede voor persoonlijk gebruik is. De bedrijfsauto moet dus aan het eind van elke dag worden ingeleverd, in geval van een pauze of vakantie, maar kan bij uitzondering worden gebruikt voor reizen van de werkplek naar de woonplaats.
De werkgever kan het recht op het gebruik van de auto van de zaak intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor het salaris en de arbeidsovereenkomst. De werknemer moet zich hieraan houden, hoewel een financiële vergoeding kan worden geregeld.
In het algemeen hebben bedrijfsauto's een technische bestemming: bestelauto, takelwagen, enz. Ten slotte is de auto van de zaak niet aan een bepaalde werknemer gebonden en maakt hij geen deel uit van zijn of haar salaris. Het blijft binnen het bedrijf en kan worden overgedragen of doorverkocht zonder toestemming van de werknemer.